Simplicidade é o último grau de sofisticação

Olá pessoal! Mais uma vez é um prazer estar escrevendo para todos!

Existe um termo chamado “KISS” (sigla em inglês para “Keep it Simple, Stupid”), que no português pode ser traduzido como “Mantenha isso simples, estúpido”. Esse termo surgiu por um engenheiro norte-americano na década de 60. Ao criar a expressão, o profissional tentava demonstrar à sua equipe que o projeto de um avião de guerra deveria ser tão simples que pudesse ser reparado por um mecânico qualquer no campo de combate. A partir daí, o termo foi adaptado e utilizado em diversas áreas, especialmente no desenvolvimento de softwares e gestão de projetos. O princípio, em geral, valoriza a simplicidade do projeto e defende que toda a complexidade desnecessária seja descartada.

A palavra “estúpido” realmente não soa muito bem e de longe não é a melhor palavra a ser usada. Afinal de contas, não queremos usar um termo que pode nos causar brigas, discussões ou até mesmo um olho roxo! rsrsrsrs.

Por isso, para não gerar conflito, prefiro utilizar outras frases mais “suaves” e de mesmo impacto como "Simplicidade é o último grau de sofisticação" de Leonardo da Vinci ou "Menos é mais" de Mies Van der Rohe. Mas por que, ao longo dos tempos, grandes gestores, lideres ou artistas tentam nos lembrar da importância da simplicidade?

Acredito que obviamente é por que insistimos em complicarmos as coisas.

Em uma analogia feita para o modelo de gestão Lean, existem projetos de melhoria de processos que são realizados no período de uma semana. Esta metodologia é chamada de semana Kaizen (palavra japonesa definida como “mudança para melhor”) e tem como objetivo ter projetos rápidos, simples e eficazes, trazendo melhoria de qualidade de um processo.

Por diversas vezes as equipes selecionadas para realizar a semana Kaizen esquecem o termo “KISS” e como consequência, a semana que era para ser um sucesso, acaba sendo um desastre. Normalmente deixamos de ter o cuidado em dois pontos:

1-Escolhemos o projeto e/ou escopo errado! Ao iniciarmos os trabalhos usando a metodologia Kaizen, “queremos impressionar o chefe!”. Ao selecionar os projetos, escolhemos os mais complexos para uma semana Kaizen. Estes tipos de projetos devem ser tratados de outra maneira, através de outra metodologia. O mesmo acontece com o escopo do Kaizen. É muito importante definir o que está DENTRO e FORA do escopo de um Kaizen. Em certos momentos descrevemos apenas o que queremos mudar e esquecemo-nos de deixar claro onde não iremos atuar (fora do escopo). Isso provoca dois efeitos... primeiro uma possível insatisfação dos gestores que apoiaram o Kaizen, pois eles tiveram uma expectativa diferente da equipe Kaizen. Outra é a inclusão de ações de melhorias por parte da equipe Kaizen, em locais que não eram esperados para a semana.

Por isso, sigam esses conselhos:
Antes de começar o Kaizen busque a aprovação dos gestores e certifique-se que as expectativas em relação aos objetivos para estes projetos são as mesmas. Faça objetivos chamados S.M.A.R.T (S – Específicos; M - Mensuráveis; A - Atingíveis (Attainable); R - Realistas (Realistic); T -Temporizáveis (Time-bound).
Além disso, tenham sempre um especialista em como realizar a semana Kaizen junto à equipe. Ele será o maestro que terá a responsabilidade de manter a equipe “nos trilhos” e alinhar com o escopo do projeto. No momento da tomada das ações, cabe a ele, mostrar ao grupo que não dá para “abraçar o mundo” em uma semana e ações de melhoria devem ser priorizadas de acordo com a sua importância versus tempo.

2-Escolha a ferramenta certa para cada tipo de projeto: Use a simplicidade ao realizar o projeto Kaizen. Em muitos casos de Kaizen de sucesso, apenas um 5S, eliminação de alguns desperdícios claros e grosseiros e a padronização de atividades já são capazes de trazer belos resultados. Antes de pensar em projetos Kanban, atue nos sete desperdícios... Antes de pensar em mudanca de layout complexas, pense em organização das áreas... Antes de mudar completamente processos, converse com os operadores e veja se existe apenas um pequeno detalhe que pode fazer com que o processo já existente funcione.

Em resumo, “Vá ver, pergunte por que e mostre respeito” depois seja simples e faça mais com menos....seja enxuto....seja Lean.



06/12/2016 - Lucas Santos